Carreira De Dinheiro

5 maneiras de impedir que o e-mail assuma o controle do seu dia

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Você pode aumentar sua produtividade no trabalho dormindo o suficiente e priorizando seus valores, mas também existem maneiras de se tornar mais eficiente, mesmo quando está no meio do inferno do e-mail. O e-mail é um mal necessário para fazer negócios, mesmo quando outros sites sociais ou de gerenciamento de tarefas se tornam mais populares. Ainda não existe um substituto para o e-mail, e é provavelmente por isso que o McKinsey Global Institute descobriu que as pessoas gastam 28% de cada semana de trabalho gerenciando sua caixa de entrada.

Por mais que desejemos diminuir a quantidade de tempo que gastamos com e-mail, na verdade fazer isso pode ser muito difícil. Um estudo conduzido por The Radicati Group , uma empresa de pesquisa de mercado de tecnologia com sede em Palo Alto, Califórnia, descobriu que cerca de 107,8 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos por dia em 2014 para fins comerciais em todo o mundo. Espera-se que esse número cresça para 139,4 bilhões de e-mails por dia até 2018. Para usuários empresariais individuais, isso cai para cerca de 121 e-mails por dia em 2014, um número que deve subir para 140 e-mails por dia até 2018.

Então, como domamos a besta? Talvez você já tenha um sistema de e-mail - ou espera desesperadamente conseguir um em breve. Alguns dos truques mais eficazes para obter controle sobre sua caixa de entrada, conforme sugeridos por especialistas, são um pouco heterodoxos. Aqui estão cinco dicas para ser mais produtivo - no trabalho e em casa - abordando seu e-mail de maneira um pouco diferente.

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1. Não misture e-mail com seu café da manhã

Na verdade, não misture e-mail com nenhuma atividade pela manhã. Antes de nos acusar de heresia absoluta, ouça-nos. Verificar sua caixa de entrada imediatamente pela manhã, seja da cama ou no trajeto para o trabalho, configura você automaticamente para reagir ao seu dia e não permite que você priorize com clareza.

David Finkel, co-autor do livro Escala: sete princípios comprovados para expandir seus negócios e ter sua vida de volta , escreveu em um post para Inc. que a primeira parte do seu dia deve ser usada para um trabalho altamente focado e sem e-mail. “Olhando para as estatísticas de nossos clientes de coaching de negócios, as chances são de que, se você verificar o e-mail com antecedência, terá uma grande proporção de seus dias prejudicados por incêndios urgentes, mas de baixo valor, que poderiam ter esperado [ed] 1-3 horas por você para controlar ”, escreveu ele.

Não reagir a e-mails - por mais urgentes que possam parecer no momento - pode configurar você para um dia mais calmo e simplificado. Tim Ferriss, autor do livro A semana de trabalho de 4 horas , explicado para TIME como isso funciona para ele. “Tento fazer com que os primeiros 80 a 90 minutos do meu dia variem o mínimo possível”, disse Ferriss. “Acho que é preciso ter uma rotina para se sentir controlado e não reativo, o que diminui a ansiedade. Portanto, também o torna mais produtivo. ”

Nós sabemos como isso pode parecer impossível. Se você já está se sentindo nervoso porque dissemos para ignorar a compulsão de verificar seu e-mail a cada cinco minutos, você não está sozinho. UMA estudo de 205 adultos conduzida em 2012, descobriu que atividades relacionadas ao trabalho, como verificar e-mails, são mais viciantes do que fumar ou beber.

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Estamos descobrindo como você satisfaz sua correção de e-mail (e o requisito real de verificar sua caixa de entrada). Mas resistir ao impulso de começar com o e-mail pode configurá-lo para um dia mais produtivo no geral.

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2. Coloque intervalos de tempo para e-mail em sua agenda

Você tem que verificar seu e-mail em algum momento, mas tente configurar determinados horários do dia para verificar sua caixa de entrada, em vez de ter um fluxo constante de notificações. (Essa é a outra advertência para esta dica: as notificações são um problema. Resista à tentação de configurá-las em seu desktop ou telefone, porque é provável que você seja desviado sempre que um alerta de e-mail aparecer.)

Ter uma rotina ao longo do dia e cumpri-la o máximo possível leva a mais produtividade, disse Ferriss à TIME. “Eu encorajo as pessoas a desenvolverem rotinas para que suas tomadas de decisão sejam aplicadas apenas aos aspectos mais criativos de seu trabalho, ou onde quer que esteja seu talento único”, disse ele. Configure um bloco de tempo de duas horas ou incrementos mais curtos e pontos mais frequentes durante o dia, quando você verificará sua caixa de entrada. Jayson DeMers, colaborador da Forbes, escreve que se você ainda estiver preocupado em perder um e-mail importante, configure uma resposta automática que diga às pessoas quando você estiver verificando sua caixa de entrada, mas também como entrar em contato com você por telefone se o assunto for realmente urgente.

Isso pode parecer muito trabalhoso apenas para evitar um ou dois e-mails que demoram alguns minutos para ser endereçados ao longo do dia. Embora possa ser o caso, esses minutos se somam mais rapidamente do que você pensa. UMA estudo detalhado por Gallup em 2006 é datado, mas contém informações cruciais encontradas por pesquisadores da Universidade da Califórnia, Irvine. Quando você é interrompido durante o dia de trabalho, seja por um telefonema, e-mail ou outro item, leva em média 23 minutos e 15 segundos para voltar à tarefa que estava executando originalmente. Pode parecer uma resposta rápida aqui ou ali, mas esses valiosos minutos passam rapidamente.

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3. Passe a última seção do seu dia fazendo a triagem de e-mails

Quando você tem apenas alguns minutos restantes do seu dia de trabalho, não gaste cada minuto respondendo a e-mails que podem esperar até amanhã. Em um artigo sobre o que as pessoas de sucesso fazem nos últimos 10 minutos do dia, Business Insider encontrado que eles respondam apenas aos e-mails que são realmente críticos. “É quando suas habilidades de gerenciamento de tempo são postas à prova”, disse Lynn Taylor, especialista nacional em locais de trabalho, ao site. “Pessoas de sucesso são capazes de decidir o que requer uma resposta e o que pode esperar.”

Os últimos momentos do seu turno não são o momento de ir e voltar em uma troca de e-mail com colegas de trabalho sobre tópicos delicados ou problemas que podem demorar um pouco para serem resolvidos. Taylor sugere marcar um horário específico no dia seguinte para resolver o problema, quando nenhum de vocês estiver com pressa e você tiver tempo para pensar sobre as soluções. Embora o final de um longo dia nunca seja a hora de resolver um problema de grande escala, definitivamente não é a hora de tentar resolvê-lo por e-mail.

Dito isso, provavelmente há algumas pontas soltas no final de cada dia que podem ser resolvidas rapidamente ou questões urgentes que surgem que exigem uma resposta imediata. Guarde sua energia para isso e decida colocar os e-mails restantes em sua lista de tarefas para o dia seguinte. No entanto, se você achar que precisa adiar continuamente os e-mails para amanhã, pode ser uma boa ideia expandir os horários definidos para enviar e-mails ao longo do dia. Dessa forma, já está incluído em sua programação.

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4. Não tenha medo de pegar o telefone

O e-mail substituiu muitas das ligações feitas diariamente para as operações comerciais, mas isso não significa que uma ligação esteja completamente fora de questão. Na verdade, na maioria das vezes, ainda vai superar uma longa cadeia de e-mail e levar metade do tempo.

“Se você estiver envolvido em uma conversa frustrante por e-mail devido a um entendimento nebuloso de ambos os lados, basta pegar o telefone ou falar pessoalmente,” Finkel aconselha na coluna Inc.. A chave é eliminar o medo, a incerteza ou a dúvida. Se você não pode fazer isso em um ou dois e-mails simples, Finkel escreve, é melhor pegar o telefone e enviar um e-mail depois, se necessário. Isso é especialmente importante se você estiver servindo como um gerente ou líder de equipe, quando seu ponto de vista precisa ficar bem claro.

Evite o potencial de mal-entendidos, especialmente sobre tópicos delicados ou decisões de negócios, sendo proativo e ligando para ele. Provavelmente parecerá um pouco mais demorado no momento, mas você acabará sendo mais eficiente no longo prazo. Seu tom será claro, assim como sua intenção. Você também terá a chance de resolver questões ou preocupações que, de outra forma, poderiam levar mais 10 e-mails ou mais.

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5. Use filtros de e-mail de forma eficaz

Se você estiver usando uma plataforma de e-mail como Gmail ou Thunderbird, sua caixa de entrada já contém filtros integrados que você pode personalizar para pré-classificar seus e-mails. Em outros casos, você pode configurar comandos para ir para determinadas pastas da caixa de entrada. Use essas ferramentas a seu favor, aconselha DeMers em uma postagem da Forbes.

Por um lado, filtre e-mails importantes em pastas como “Requer resposta” e “Requer ação”. Provavelmente, será algo que você mesmo classificará, a menos que haja palavras-chave nos cabeçalhos de assunto que sinalizarão isso automaticamente. Dessa forma, você só precisa ir a essas pastas em um determinado horário do dia para saber exatamente quais e-mails precisam de ação.

Além disso, existem regras de e-mail que você pode configurar para otimizar o conteúdo. DeMers sugere colocar todos os boletins informativos ou assinaturas de e-mail em uma pasta “Para ler” automaticamente, para que você possa examiná-los conforme tiver tempo. Os e-mails com cópia apenas podem ir para outra pasta, pois provavelmente você não precisará realizar nenhuma ação específica sobre eles. E, finalmente, DeMers sugere arquivar todos os e-mails pessoais que chegam em sua conta comercial em outro arquivo para ler mais tarde também.

Se sua empresa usa a plataforma Gmail, postagens em blogs como o um da Real Business dê dicas sobre como configurar filtros de maneira eficaz, da maneira que você quiser.